İhale, Sözleşme, Finans, ESG ve Resmî Evraklar İçin Kurumsal Çeviri

Türkiye’de faaliyet gösteren büyük şirketlerin çeviri ihtiyacı yalnızca pasaport, diploma veya kişisel belgelerden ibaret değildir. Özellikle yurtdışında faaliyet gösteren, yabancı ortaklarla çalışan, uluslararası ihalelere katılan, ürün ve hizmetlerini ihraç eden veya yabancı yatırımcılarla ilişkileri bulunan şirketler yıl boyunca çok sayıda ticari, hukuki, teknik, finansal ve resmî belgenin çevirisine ihtiyaç duyabilir.

İhale dokümanları, sözleşmeler, ticaret sicil belgeleri, finansal raporlar, teknik şartnameler, şirket kuruluş belgeleri, sürdürülebilirlik raporları, ESG dokümanları, kalite sertifikaları ve çalışanlara ait resmî belgeler bunların yalnızca bir bölümüdür.

Bu nedenle kurumsal şirketlerde çeviri, çoğu zaman bir belgenin başka bir dile aktarılmasından çok daha kapsamlı bir operasyon haline gelir.

Peki şirketler hangi belgeleri tercüme ettirir? Hangi belgelerde yeminli tercüme gerekir? Hangi evraklar noter veya apostil onayı gerektirebilir? İhale belgeleri nasıl tercüme edilir? Kurumsal şirketler çeviri hizmeti alırken nelere dikkat etmelidir?

Bu yazıda, şirketlerin en sık karşılaştığı kurumsal çeviri ihtiyaçlarını ele alıyoruz.

Kurumsal çeviri nedir?

Kurumsal çeviri, şirketlerin ticari, hukuki, teknik, finansal, idari ve resmî faaliyetleri kapsamında kullandıkları belgelerin bir dilden başka bir dile çevrilmesidir.

Bu kapsamda yalnızca metnin çevrilmesi değil, gerektiğinde;

terminoloji kontrolü,
belge formatının korunması,
redaksiyon,
yeminli tercüme,
noter tasdiki,
apostil işlemleri,
teknik ve hukuki terminoloji kontrolü

gibi işlemler de gündeme gelebilir.

Örneğin Almanya’daki bir iş ortağına gönderilecek bir şirket sözleşmesi ile bir kamu ihalesine sunulacak faaliyet belgesinin çeviri süreci aynı değildir.

Belgenin nerede kullanılacağı, kurumsal çeviri sürecinin en önemli başlangıç noktalarından biridir.

Şirketler en çok hangi belgeleri tercüme ettiriyor?

Kurumsal şirketlerin çeviri ihtiyaçlarını birkaç ana grupta toplamak mümkündür.

1. İhale dokümanları

Uluslararası ihalelere katılan şirketler için çeviri, teklif hazırlama sürecinin önemli parçalarından biridir.

Özellikle;

İhale şartnameleri
Teknik şartnameler
İdari şartnameler
Teklif dosyaları
Firma tanıtım belgeleri
Referans belgeleri
Faaliyet belgeleri
Ticaret sicil belgeleri
Yetki belgeleri
Finansal belgeler
Teknik raporlar
Sertifikalar
Proje belgeleri
Sözleşme taslakları

çeviri gerektirebilir.

Dolayısıyla ihale dokümanı çevirilerinde yalnızca genel dil bilgisi yeterli değildir. Belgenin ait olduğu sektörün terminolojisine hâkim olmak da gerekir.

Örneğin enerji, inşaat, savunma sanayii, makine, otomotiv, sağlık veya bilişim sektörlerinde kullanılan teknik terimler birbirinden farklıdır.

Bu nedenle ihale dokümanı çevirisi, kurumsal çevirinin uzmanlık gerektiren alanlarından biridir.

2. Ticari sözleşmelerin çevirisi

Türkiye’deki şirketlerin yabancı müşteriler, tedarikçiler, distribütörler ve iş ortaklarıyla yaptığı sözleşmeler de önemli bir çeviri alanıdır.

Çevrilebilecek belgeler arasında:

Satış sözleşmeleri
Tedarik sözleşmeleri
Hizmet sözleşmeleri
Distribütörlük sözleşmeleri
Bayilik sözleşmeleri
Gizlilik sözleşmeleri
Lisans sözleşmeleri
Çerçeve sözleşmeler
İş ortaklığı anlaşmaları
Ortak girişim sözleşmeleri

bulunabilir.

Bu belgelerde hukuki terminolojinin doğru aktarılması büyük önem taşır.

Örneğin liability, indemnity, termination, governing law, force majeure, representations and warranties gibi kavramların sözleşmenin bağlamına uygun şekilde çevrilmesi gerekir.

Bu nedenle ticari sözleşme çevirilerinde hukuk terminolojisine hâkim tercümanlarla çalışılması önemlidir.

3. Şirket kuruluş ve ticaret sicil belgeleri

Yurtdışında şirket kuran veya yabancı şirketlerle ortaklık yapan Türk şirketlerinin çeşitli kurumsal belgeleri tercüme ettirmesi gerekebilir.

Bunlar arasında;

Ticaret sicil kayıtları
Faaliyet belgeleri
Şirket kuruluş belgeleri
Ana sözleşmeler
İmza sirküleri
Yetki belgeleri
Yönetim kurulu kararları
Ortaklık belgeleri
Vergi belgeleri

yer alabilir.

Belgenin sunulacağı ülke veya kurumun şartlarına bağlı olarak yeminli tercüme, noter onayı veya apostil gerekebilir.

Bu nedenle resmî bir belgenin çevirisine başlamadan önce belgenin hangi kurumda kullanılacağının belirtilmesi önemlidir.

4. Finansal belge ve rapor çevirileri

Uluslararası şirket gruplarında finans departmanlarının çeviri ihtiyacı da oldukça geniştir.

Özellikle;

Bilanço
Gelir tablosu
Finansal tablolar
Denetim raporları
Mali müşavir raporları
Banka yazıları
Hesap dökümleri
Vergi belgeleri
Finansal sözleşmeler
Yatırımcı raporları
Şirket değerleme raporları

gibi belgeler farklı dillere çevrilebilir.

Finansal çevirilerde terminoloji tutarlılığı önemlidir.

Örneğin revenue, turnover, gross profit, operating profit, net income, accounts receivable gibi terimlerin doğru bağlamda kullanılması gerekir.

Özellikle düzenli olarak rapor hazırlayan şirketlerde terminoloji birliğinin korunması, farklı dönemlerde hazırlanan belgelerin birbirleriyle uyumlu olmasını sağlar.

5. Sürdürülebilirlik ve ESG raporlarının çevirisi

Kurumsal şirketlerin son yıllarda karşılaştığı yeni çeviri alanlarından biri de sürdürülebilirlik ve ESG belgeleridir.

Şirketlerin yatırımcılar, müşteriler, grup şirketleri veya uluslararası iş ortaklarıyla paylaştığı;

Sürdürülebilirlik raporları
ESG raporları
Çevresel performans raporları
Karbon emisyon raporları
Sosyal sorumluluk raporları
İnsan hakları politikaları
Tedarik zinciri politikaları
Kurumsal yönetim dokümanları

çeviri gerektirebilir.

Bu belgelerde kullanılan terminoloji genel İngilizceden farklıdır.

Örneğin;

carbon footprint, greenhouse gas emissions, Scope 1, Scope 2, Scope 3, materiality, double materiality, supply chain due diligence

gibi terimlerin doğru ve tutarlı şekilde kullanılması gerekir.

Sürdürülebilirlik raporları bu nedenle klasik ticari belge çevirisinden farklı bir uzmanlık alanı oluşturur.

6. Teknik şartname ve teknik doküman çevirileri

Sanayi şirketlerinde teknik çeviri ihtiyacı özellikle önemlidir.

Makine, otomotiv, enerji, elektronik, savunma, kimya, inşaat ve mühendislik şirketleri farklı ülkelerdeki müşterileri veya tedarikçileriyle çalışırken çok sayıda teknik doküman kullanabilir.

Bunlar arasında;

Teknik şartnameler
Kullanım kılavuzları
Bakım kılavuzları
Ürün katalogları
Teknik raporlar
Mühendislik raporları
Ürün spesifikasyonları
Teknik çizimler
Güvenlik bilgi formları
Kalite kontrol dokümanları

bulunabilir.

Teknik çeviride kelimelerin sözlük karşılığını bulmak yeterli değildir.

Önemli olan, ilgili sektörün profesyonellerinin kullandığı terminolojinin doğru şekilde aktarılmasıdır.

7. Kalite, uygunluk ve sertifika belgeleri

İhracat yapan şirketler için kalite ve uygunluk belgeleri de önemli bir çeviri alanıdır.

Şirketin faaliyet alanına göre;

ISO belgeleri
CE belgeleri
Uygunluk beyanları
Kalite belgeleri
Test raporları
Ürün sertifikaları
Laboratuvar raporları
Teknik uygunluk belgeleri

gibi dokümanların çevirisi gerekebilir.

Özellikle ürünün başka bir ülkede kullanılacağı veya resmî bir kuruma sunulacağı durumlarda belgenin formatı ve terminolojisi önem kazanır.

8. Yurtdışına gönderilen çalışanların belgeleri

Çok uluslu şirketlerde veya çalışanlarını yurtdışında görevlendiren Türk şirketlerinde insan kaynakları departmanları da düzenli olarak çeviri hizmetine ihtiyaç duyabilir.

Örneğin;

Diploma
Transkript
Sertifikalar
Mesleki yeterlilik belgeleri
Referans mektupları
İş sözleşmeleri
Görevlendirme yazıları
Doğum belgeleri
Evlilik belgeleri
Sabıka kayıtları

çeviri gerektirebilir.

Belgenin kullanılacağı ülkeye ve kuruma bağlı olarak yeminli tercüme veya ek tasdik işlemleri de gündeme gelebilir.

Yeminli tercüme ile normal çeviri arasındaki fark nedir?

Şirketlerin çeviri talebinde sık karşılaştığı sorulardan biri de budur.

Her çevirinin yeminli tercüme olması gerekmez.

Bir şirketin kendi bünyesinde kullanacağı İngilizce bir rapor ile yabancı bir kamu kurumuna sunulacak resmî belgenin gerektirdiği prosedür farklı olabilir.

Yeminli tercüme, belirli resmî kullanım amaçları için tercih edilebilen ve yeminli tercüman tarafından imzalanıp kaşelenen çeviridir.

Bunun yanında bazı işlemlerde noter onayı veya apostil de gerekebilir.

Bu nedenle “Yeminli tercüme gerekiyor mu?” sorusunun doğru cevabı, belgenin kullanılacağı kurum ve ülkeye göre belirlenmelidir.

Noter onaylı tercüme ve apostilli tercüme ne zaman gerekir?

Noter onayı ve apostil, çevirinin kendisinden farklı işlemlerdir.

Bir belgenin hangi tasdik işlemlerine ihtiyaç duyduğu;

belgenin türüne,
belgenin düzenlendiği ülkeye,
kullanılacağı ülkeye,
sunulacağı kuruma,
ilgili kurumun talebine

göre değişebilir.

Bu nedenle özellikle yurtdışında kullanılacak şirket belgelerinde işlem başlamadan önce ilgili kurumun taleplerinin kontrol edilmesi önemlidir.

Tercümex Çeviri Grubu olarak belge çevirilerinde çeviri, yeminli tercüme, noter ve apostil gerekliliklerinin belge bazında değerlendirilmesine yardımcı oluyoruz.

Kurumsal çeviri hizmeti alırken nelere dikkat edilmeli?

Büyük şirketlerde çeviri hizmetinin kalitesi kadar operasyonun yönetimi de önemlidir.

Çeviri bürosu seçerken şu konuların değerlendirilmesi faydalı olabilir:

Uzmanlık

Belgeyi çevirecek tercümanın hukuk, finans, mühendislik, tıp, enerji veya ilgili diğer sektörel terminolojiye hâkim olması önemlidir.

Terminoloji

Özellikle büyük hacimli projelerde aynı terimin dokümanın farklı bölümlerinde farklı şekilde çevrilmemesi gerekir.

Gizlilik

Sözleşmeler, finansal raporlar, ihale dosyaları ve şirket stratejileri içeren belgeler gizli ticari bilgi içerebilir.

Teslim süresi

İhale ve uluslararası ticaret gibi zaman kritik süreçlerde teslim tarihinin baştan belirlenmesi gerekir.

Resmî prosedürler

Belgenin yeminli tercüme, noter tasdiki veya apostil gerektirip gerektirmediği önceden belirlenmelidir.

Format

Özellikle teknik dokümanlarda tablo, başlık, grafik, dipnot ve sayfa düzeninin korunması gerekebilir.

Tercümex Çeviri Grubu ile kurumsal çeviri hizmetleri

Tercümex Çeviri Grubu, şirketlerin ticari, hukuki, teknik, finansal ve resmî belge çevirisi ihtiyaçları için profesyonel tercüme hizmetleri sunmaktadır.

İstanbul merkezli kurumsal çeviri hizmetlerimiz kapsamında;

ihale dokümanı çevirisi, ticari sözleşme çevirisi, teknik çeviri, finansal belge çevirisi, şirket evrakı çevirisi, yeminli tercüme, noter onaylı tercüme, apostilli tercüme ve çok dilli kurumsal belge çevirileri

gibi farklı ihtiyaçlara yönelik çözümler sunuyoruz.

Belgenizin hangi dile çevrileceği kadar, nerede kullanılacağı ve hangi prosedürlerden geçmesi gerektiği de önemlidir.

Bu nedenle Tercümex’e çeviri talebinizi iletirken mümkünse belgenin kullanım amacını ve teslim tarihini de belirtmeniz, doğru çeviri sürecinin daha hızlı planlanmasını sağlar.